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保育士の転職に必要な在職証明書とは?依頼の仕方についても解説します!

はじめに

保育士が転職するとなった時、転職先から提出を求められる書類にはさまざまなものがあります。
その中に在籍証明書という書類があるのをご存知ですか?
在籍証明書とは保育士として何年働いたのか証明する書類で、大変重要な書類の1つです。
転職を検討中の保育士の方は在籍証明書について知っておくと、スムーズに転職できると思います。

ぜひ、最後まで読んでみてくださいね。

在籍証明書とは

そもそも、在籍証明書とはどのような書類なのでしょうか?

在籍証明書とは勤務先に在籍しているあるいは在籍したいたことを証明するものでさまざまな呼び方があります。
「勤務証明書」や「就業証明書」と呼ぶこともあるようです。

在籍証明書を発行するのは決まったフォーマットがあるわけでなく、それぞれの勤務先で決めることができます。

保育士が転職する際在籍証明書が必要な理由

ではなぜ、保育士が転職する際在籍証明書が必要なのでしょうか?

そもそも、認可保育園は自治体や行政から補助金をもらい運営しており、そこで勤務する保育士の平均経験年数により補助金が変わってくるのです。
保育士が一定以上の経験年数を積んだり、キャリアアップした場合、基本給や手当が上がる仕組みを処遇改善加算という仕組みがあります。
そのため、保育士は転職した回数分の在籍証明書が必要になるわけですね。

現在、保育士の数が不足しているため園からすれば経験があるなしに関わらず働いてもらいたいのはもちろんですが、経験がある方が補助金が多くなるためありがたいのは当然です。
経験を積んだ保育士の方が即戦力になる上、補助金の額も大きくなるからです。

つまり、最ぜき証明書を提出しないと、「保育士を○年やっていました」というだけでは経験年数を証明することはできないわけですね。

在籍証明書を提出する方法

ここでは、在籍証明書を提出するま方法について見てみましょう。
まず、在籍証明書をもらうのは前の職場に依頼しなければなりません。
受け取り方法としては退職日あるいは後日郵送の2つです。

場合によっては転職先の保育園が在籍証明書を取り寄せてくれる場合もあるようですが、基本的に自分でやることが多いです。


①退職日に受け取る場合

前職を退職する日に在籍証明書を受け取る場合、前もって作成を依頼しておかなければなりません。
作成に時間がかかる場合もあるので、転職先の保育園が決まったら早めにお願いしておきましょう。

②後日郵送してもらう場合

複数回転職している場合や退職後転職先が決まった場合は郵送で在籍証明書を依頼することもあります。
郵送の場合、在籍証明書作成依頼を書面で伝えるわけですが、きちんと伝えないと発行がスムーズにできません。


在籍証明書作成依頼書の書き方

在籍証明書作成を依頼する際の書き方について説明します。

①依頼先の宛名

在籍証明書の作成を依頼する保育園の宛名を正式名称で記載しましょう。
名称が長くても省略するのはマナー違反です。

②作成日

書類を送付した日時を右上に記載しましょう。

③件名

何のための書面なのか分かりやすく件名を書きましょう。
読んだ人が分かりやすい件名を心がけましょう

④あいさつ文

時効のあいさつから始め、マナーに添ったあいさつ文を書きます。

⑤本文

あいさつ文の後に本文を書きます。
転職先の保育園が決まったため在籍証明書を発行してもらいたい旨を記載します。
次の事項を必ず書くようにしましょう。

・返送先(自宅など)の郵便番号、住所
・在籍証明書の発行部数
・いつまでに返送してもらいたいか

発行までにある程度時間がかかりますので、期限は余裕を持って設定しましょう。
もし、転職先の保育園に決められた在籍証明書の書式がある場合はそれについても記載します。

⑥お礼の言葉

必要な情報を全て記載したら、最後のお礼の言葉を書きましょう。
忙しい中在籍証明書の作成をお願いするのですから、必ず書いておきます。

もちろん、返送のための封筒を切手を貼った上で同封しておきます。

在籍証明書の発行を依頼する時の注意点

在籍証明書の発行を依頼する流れについてご説明したところで、注意点についてもお教えします。

①予め電話しておく

郵送で在籍証明書作成の依頼をする前に電話で伝えておくとよりスムーズで印象がよくなります。
なお、電話では在籍証明書が必要なことだけでなく、返送用封筒を入れ郵送すること、感謝の気持ちもしっかりと伝えるようにしましょう。

②退職理由が記載されることもあると理解しておく

在籍証明書の作成を依頼する際、園によっては退職理由を書くところがあるため要注意です。
以前勤務していた保育園を退職する理由が円満でなかった場合、退職理由やトラブルの内容を記載されることもあるようです。

また、たとえ在籍証明書に書かれなくても、転職先へ電話でよくないことを伝えられてしまうケースがあるようです。
円満に退職できなかった場合、発行を依頼するのに注意が必要です。

③コピーを取っておく

以前働いていた保育園が閉園してしまった場合など、在籍証明書を依頼することができなくなります。
そのため、作成依頼し返送された在籍証明書は数部コピーしておくと安心です。

パートや派遣の場合は?

保育士のみなさんの中にはパートや派遣で経験を積んだ方もいると思います。
こういった雇用形態の場合も在籍証明書が必要なのでしょうか?
答えはYesです。
基本的に1日当たり6時間、月間20日以上勤務した場合が対象ですが、転職先で提出を求められた場合は用意しましょう。

また、派遣の場合は在籍証明書の発行は派遣会社ではなく、勤務していた保育園にお願いしなければなりません。
ただ、保育園に在籍証明書の発行が義務付けられているわけではないため、中には発行を嫌がる保育園もあったりします。
その場合、転職先の保育園に相談する、転職サービスを受けている場合はそこに相談するといいでしょう。

在籍証明書以外に受け取るもの

在籍証明書について詳しく分かったところで、参考までに保育士が退職する場合に受け取るものにどのようなものがあるのかご紹介します。

①雇用保険被保険者証

正社員だけでなく、パートやアルバイト、契約社員であっても雇用保険被保険者証が発行されます。
これは雇用保険に加入していることを証明するもので失業手当の手続きの際に必要となるため必ずもらいましょう。

なお、退職日にもらう場合と後で郵送される場合があります。

②離職票

離職票とは退職したことを証明するもので、これも失業手当の手続きの際に必要となるため必ず受け取りましょう。

なお、離職票は退職日を過ぎてから発行されます。
退職日の翌日から10日以内に郵送されることがほとんどですので、10日待っても届かないようであれば問い合わせるようにしましょう。

③年金手帳

年金手帳は年金を受け取るために必要な手帳です。
年金手帳を勤務先に預けている場合は返してもらいましょう。
ほとんどの場合、退職時に返却されます。

もし、転職先が決まっていない場合はいったん国民年金に切り替えなければなりません。

④源泉徴収票

源泉徴収票は転職先に提出したり、失業中に確定申告する場合必要となります。
退職時に必ず受け取るようにしましょう。
保育士が転職する場合に必要な在籍証明書とは何か、依頼する際の流れについて、作成を依頼する際に注意する点についても解説しましたが、お分かりいただけたでしょうか?

転職を検討されている保育士の方もそうではい方もいざという時のために知っておいてくださいね。

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